Proste formatowanie warunkowe w MS Excel

Formatowanie warunkowe to mechanizm umożliwiający wyróżnianie komórek w arkuszu kalkulacyjnym na podstawie ich wartości. Od wersji 2007 MS Excel wprowadza wiele nowych możliwości prostego formatowania warunkowego bezpośrednio z rozwijanego menu […]

Formatowanie warunkowe to mechanizm umożliwiający wyróżnianie komórek w arkuszu kalkulacyjnym na podstawie ich wartości. Od wersji 2007 MS Excel wprowadza wiele nowych możliwości prostego formatowania warunkowego bezpośrednio z rozwijanego menu w karcie Narzędzia główne.

Wbudowane opcje to między innymi:

– wyróżnianie komórek mniejszych, większych, równych czy pomiędzy określonymi liczbami,

– wyróżnianie komórek zawierających określony tekst lub datę,

– wyróżnianie duplikatów w zaznaczonym zakresie,

– różnego rodzaju opcje wyróżniania pierwszych lub ostatnich wartości w zakresie.

Procedura wykorzystania takiego formatowania jest bardzo prosta:

1)      zaznaczamy obszar, który ma być poddany formatowaniu (np. kolumna, wiersz, tabela),

2)      wybieramy z paska Narzędzi głównych, z menu Formatowanie warunkowe odpowiednią opcję wyróżniania,

3)      np. Większe niż – podajemy liczbę począwszy od której wartości mają być wyróżniane,

4)      oraz wybieramy sposób wyróżnienia (tytułowego formatowania).

 

Rozpatrzmy dane liczbowe jak w przykładzie poniżej:

 

 

Przypuśćmy, że chcemy wśród powyższych liczb wyróżnić żółtym tłem, te które zawierają się w przedziale od 1,5 mln do 2 mln. Wykorzystamy do tego oczywiście formatowanie warunkowe.

Zaczynamy od zaznaczenia całego obszaru, a następnie wybieramy opcję Formatowanie warunkowe z karty Narzędzia główne, Reguły wyróżniania komórek, Między.

 

 

W oknie, które się pojawi wprowadzamy przedział liczb (od 1500000 do 2000000) oraz wybieramy sposób formatowania – w tym przypadku Format niestandardowy…, Wypełnienie i wybieramy kolor żółty.

 

 

Potwierdzamy dwa razy OK i uzyskujemy oczekiwany wynik, czyli:

 

 

Formatowanie warunkowe cały czas działa w tle, tj. zmiana wartości w tak sformatowanych komórkach może spowodować automatyczne włączenie lub wyłączenie ustalonego formatowania. Oczywiście na ten sam obszar można nałożyć więcej jak jeden warunek (w MS Excel 2003 były to maksymalnie 3 warunki, a od wersji 2007 liczba ta nie jest ograniczona).

W celu zmiany ustalonego formatu warunkowego, dodania kolejnego lub po prostu jego usunięcia wchodzimy w opcję Formatowanie warunkowe i Zarządzaj regułami.

Jeśli dwie lub więcej reguły są spełnione dla danej komórki to aktywna będzie ta, która na liście w opcji Zarządzaj regułami będzie wyżej.

Formatowanie warunkowe jest „silniejsze” od zwykłego i niestandardowego formatowania (czyli tekst sformatowany czerwoną czcionką, jednocześnie poddany formatowaniu warunkowemu, które polega na zmianie koloru czcionki na niebieską – będzie niebieski o ile wartość komórki będzie spełniać regułę formatowania warunkowego, a nie czerwony).

Przedstawiony rodzaj formatowania warunkowego sprawdza się w wielu przypadkach, ma jednak jedną podstawową wadę, otóż nie pozwala on na ustawienie formatu danej komórki w zależności od wartości w innej komórce. Problem ten można ominąć poprzez zastosowanie zaawansowanego formatowania warunkowego za pomocą formuły, co omówię w kolejnym artykule.